تا بحال به این فکر کرده‌اید که چگونه می‌توان بیشتر از ۲۴ ساعت در روز کار کرد؟ در نگاه اول شاید غیرممکن به نظر برسد ولی بسیاری از افراد موفق دنیا بیشتر از ۲۴ ساعت در یک شبانه روز کار می‌کنند. اما چگونه؟
زمانی که شما بخشی از کار را به افراد دیگر واگذار کنید تا آن را برای شما انجام دهند مجموع ساعت‌های کاری این افراد زمانی است که شما در روز کار کرده‌اید.
افرادی که کارخانه‌های بزرگ با تعداد نیرو‌ی بالا دارند در روز به تعداد ساعت‌های کاری که دیگران برایشان کار انجام می‌دهند کار می‌کنند.
مزایای واگذاری کارها:
یکی از مهم‌ترین مزیت‌های واگذاری کارها ایجاد انگیزه در کامندان است. زمانی که کار را به کارمند واگذار می‌کند حس برتری و اعتماد به نفس را در او ایجاد کرده و همین مورد باعث می‌شود با تمام توان روی آن کار وقت بگذارد.
یکی دیگر از مزیت‌های واگذاری کارها آزاد شدن وقت شماست؛ وقتی کارهای اضافه را به دیگران واگذار کنید وقت شما آزادتر می‌شود و می‌توانید روی کارهایی تمرکز کنید که فقط خودتان می‌توانید آن‌ها را انجام دهید.
روی کارهای مهم تمرکز کنید.
وظیفه شما تمرکز روی کارهایی است که فقط شما توانایی انجام آن را دارید و نه کس دیگر؛ نباید زمان خود را با انجام کارهایی که دیگران هم می‌توانند آن‌ها را انجام دهند تلف کنید. اگر شخصی می‌تواند تا ۷۰ درصد به خوبی شما کاری را انجام دهد باید کار را به او واگذار کنید.
برداشت‌های اشتباه واگذاری کارها:
- زمان کافی برای واگذاری وجود ندارد.
گاهی وقت‌ها افراد فکر می‌کنند که زمان کافی برای توضیح دادن کار برای دیگران را ندارند و کار را به صورت کامل برای شخصی که می‌خواهند کار را به او واگذار کنند تشریح نمی‌کنند. همین گنگ بودن باعث می‌شود که در بیشتر موارد کار به درستی انجام نشود و مجبور باشید دوباره کاری کنید.
- کارمندان به اندازه کافی شایسته نیستند.
در بیشتر موارد مدیران کارمندان خود را دست‌کم می‌گیرند و از واگذاری کار به آن‌ها اجتناب می‌کنند. اما تنها راه امتحان شایستگی افراد واگذاری کارها است. البته باید یه این نکته دقت کرد زمانی که کاری را به شخصی واگذار می‌کنید باید تمام کار را به او بسپارید و سعی کنید کم‌ترین دخالت را در کار او داشته باشید.
- وقتی خودم می‌توانم چرا بقیه
در برخی موارد شخص با خودش می‌گوید تا خودم می‌توانم انجامش دهم چرا آن را به دیگران واگذار کنم؟ اما باید به خاطر داشته باشید که انجام دادن برخی کارها از نظر زمان برای شما بصرفه نیست و نباید وقت خود را برای انجام دادن آن‌ها هدر دهید چرا که می‌توانید کارهای مهم‌تر، که نتیجه‌های بیشتری دارند را انجام دهید و بازخورد‌های بهتری بگیرید.
چگونه کارها را واگذار کنیم.
به این سوالات پاسخ دهید:
یکی از مهم‌ترین نکات در واگذاری کارها شفاف سازی کار برای شخصی است که می‌خواهید کار را به او واگذار کنید. برای شفاف سازی کافیست به سوالات زیر پاسخ دهید.
- چه کارهایی باید انجام شود؟
باید به صورت شفاف ذکر کنید که چه کارهایی باید انجام شود تا به هدفی که در نظر گرفته شده است دست پیدا کنید.
- چگونه باید انجام شود؟
روش‌های پیشنهادی خود را به افراد بگویید اما آن‌ها را در انتخاب روش کار آزاد بگذارید تا از هر روشی که راحت‌تر هستند کار را انجام دهند.
- چه زمانی باید تمام شود؟
زمانی که برای انجام کار در نظر گرفته‌اید را باید به شخص بگویید تا بتواند برای انجام آن برنامه ریزی کند و به موقع کار را تحویل دهد.
- چه معیارهایی باید داشته باشد؟
معیارهای درست انجام کار را باید برای شخص مشخص کنید تا بداند چه زمانی کار را به درستی انجام داده و کارش تمام شده است.
- چقدر بودجه اختصاص داده اید؟
این گزینه یکی از مهم‌ترین موارد است زیرا اگر به درستی مشخص نشود که چقدر بودجه برای کار در نظر گرفته‌اید یا شخص بیشتر از توان شما خرج خواهد کرد یا اینکه خیلی کمتر از بودجه‌ایی که در نظر گرفته‌اید خرج می‌کند اما یک کار بی‌کیفیت را به شما تحویل می‌دهد.
- رسالت کسب و کار چیست؟
یکی از نکاتی که شاید زیاد به چشم نیاید اما می‌تواند تاثیر زیادی در کسب‌وکار شما داشته باشد این است که کامندانتان رسالت کسب‌وکار شما را بدانند. در این صورت افراد می‌دانند چرا و برای چه هدفی کار می‌کنند و می‌توانند برای بهبود فرآیند کار به شما بیشنهاداتی دهند که می‌تواند بسیار کارآمد باشد.
اگر شفاف سازی نشود:
اگر در شفاف سازی کار درست عمل نکنید و نتوانید کار را به درستی برای افراد شفاف سازی کنید:
- وقت را هدر می‌دهند.
وقتی افراد ندانند که دقیقا باید چه کاری را انجام دهند و کار برایشان گنگ باشد وقت خود را هدر می‌دهند.
- بیهوده تلاش می‌کنند.
وقتی کار به درستی شفاف سازی نشود شخص اشتباهات زیادی خواهد داشت و باوجود تلاش بسیار زیاد بازدهی بالایی نخواهد داشت که همین مورد باعث کاهش انگیزه و اعتماد به نفس او می‌شود.
- کارهای بی ارزش انجام می‌دهند.
از دیگر معایب شفاف سازی نشدن کارها این است که افراد چون نمی‌دانند دقیقا چه کاری باید انجام دهند خود را با کارهای ساده و پیش‌پا افتاده سرگرم می‌کنند و به سراغ کار اصلی نمی‌روند زیرا ترس از اشتباه کردن و شکست دارند.
کارها را رفته رفته واگذار کنید.
نکته‌ایی که باید توجه بسیار زیادی به آن داشته باشید این است که کارها را رفته رفته واگذار کنید و هیچ وقت سطح سواد و توانایی‌های کسی را پیش‌بینی نکنید چراکه گاهی اوقات ممکن است اشتباه کنید و کاری را به کسی بسپارید که توانایی آن را ندارد یا اینکه یک شخص توانمند را در جایگاهی قرار دهید که کمتر از حد توانایی اوست و مجبور باشد کارهایی که بسیار ساده و پیش‌پا افتاده هستند را انجام دهد.
وظیفه شما آموزش دادن است.
به یاد داشته باشید یکی از مهم‌ترین وظایف شما آموزش نحوه انجام کار به کارمندان است. اگر بتوانید به درستی این کار را انجام دهید می‌توانید سازمانی موفق داشته باشید.
آیا می‌توانید شرکت را ترک کنید؟
معیار موفقیت در واگذاری کارها حضور شما در سازمان یا شرکت است. اگر با نبود شما در سازمان، اختلالی در روند کار پیش نمی‌آید و همه کارمندانتان وظایف خود را می‌دانند و نیازی به سوال پرسیدن از شما ندارند؛ شما در واگذاری کارها موفق بوده‌اید. مدیری که چند هفته تلفن همراه خود را خاموش کند و مشکلی در روند سازمانش پیش نیاید توانسته به بهترین نحو کارها را واگذار کند.
پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی بیشتر با واگذاری کارها دوره ویدیویی آموزش واگذاری کارها را مشاهده کنید.
